Rhybudd Preifatrwydd

Mae’r rhybudd preifatrwydd yma yn dweud wrthoch beth i’w ddisgwyl pan mae Cyngor Tref Criccieth yn casglu gwybodaeth bersonol

1.  Mae’n gymwys ar gyfer gwybodaeth rydym yn gasglu:

a.    Os byddwch yn ymweld â’n safle we

Rydym yn defnyddio trydydd parti i weinyddu’n safle we ac yn casglu gwybodaeth ddienw am weithgaredd defnyddwyr o’r safle, er enghraifft nifer o ddefnyddwyr sy’n edrych ar dudalennau’r safle, i fonitor ac adrodd ar effeithiolrwydd y safle a helpu ni i’w wella.

b.    Pan fyddwch yn cysylltu gyda ni drwy e-bost, drwy lythyr neu ar y ffôn oherwydd gwasanaethau neu gyfleusterau

Mae’r manylion rydych yn cyflwyno (manylion personol fel enw, cyfeiriad, e-bost, rhif ffôn , cymdeithas, cwmni) yn cael ei brosesi a’i storio er mwyn i ni fedru cysylltu gyda chi ac ymateb i’ch gohebiaeth, rhoi gwybodaeth ac/neu gael mynediad i’n gwasanaethau a chyfleusterau.  Ni fydd eich gwybodaeth yn cael eu rhannu gyda  nac yn cael ei rho i drydydd parti.

c.    Os byddwch yn cyflwyno cwyn i ni

Pan fyddwn yn derbyn cwyn oddi wrth unigolyn byddwn yn gwneud ffeil sy’n cynnwys manylion o’r gwyn.  Mae hwn fel arfer yn cynnwys gwybodaeth am enw’r cwynydd ac unrhyw unigolion eraill sy’n ymwneud â’r gŵyn.  Byddwn yn defnyddio’r wybodaeth bersonol sy’n cael eu casglu i brosesu’r gŵyn ac i wirio lefel y gwasanaeth rydym yn gynnig.  Bydd unrhyw gasgliad neu gyhoeddiad o ystadegau sy’n dangos gwybodaeth fel nifer y cwynion rydym yn derbyn yn cael eu gwneud mewn ffordd anhysbys nad sy’n datgelu enwau unigolyn.  Rydym fel arfer yn gorfod datgelu enw’r cwynydd i bwy bynnag mae’r gŵyn ynglŷn ag ef ac i bwy bynnag sy’n delio gyda’r gŵyn.  Mae hyn yn anorfod, er enghraifft pan fydd cywirdeb record bersonol yn cael eu dadlau.  Os nad yw cwynydd am i’r wybodaeth sy’n datgelu ei enw/henw gael eu rhannu, byddwn yn ceisio parchu hyn.  Fodd bynnag, efallai na fydd modd delio gyda chŵyn ar sail anhysbys. Bydd hyn yn cael ei esbonio i’r cwynydd er mwyn iddynt wneud penderfyniad ar sut i symud ymlaen gyda’r gŵyn.  Byddwn yn cadw'r wybodaeth sy’n ymwneud â chŵyn yn unol gyda’n polisi cadw gwybodaeth.  Golyga hyn y bydd y wybodaeth am y gŵyn yn cael eu cadw mewn lle diogel ac mi fydd mynediad iddo ar sail yr egwyddor “angen i wybod”.  Yn yr un modd, pan fyddwn yn delio gydag ymholiadau byddwn yn defnyddio'r wybodaeth sy’n cael eu cyflwyno i ni er mwyn delio gyda’r ymholiad ac unrhyw faterion dilynol ac i wyro lefel y gwasanaeth rydym yn cynnig.  Fodd bynnag, bydd hyn yn cael ei esbonio i’r cwynydd er mwyn iddynt wneud penderfyniad ar sut i symud ymlaen gyda’r gŵyn yn unol â’n polisi.

d.    Os byddwch yn gwneud cais am grant

Pan mae unigolion/sefydliadau yn gwneud cais am grant o dan gynllun y Cyngor, maent yn rhoi manylion cyswllt a disgrifiad o’i  bwriad/cais a hefyd yn arferol faint o gyllid maent angen.  Bydd unrhyw fanylion personol yn y cais yn cael eu defnyddio i bwrpas adolygu’r cais a gweinyddu a rheoli unrhyw grantiau sy’n cael eu dyfarnu.  Yn ogystal, byddwn yn cyhoeddi gwybodaeth am y rhai sy’n cael grant a rhai aflwyddiannus yng nghofnodion y Cyngor gan gynnwys swm y grant sy’n cael ei ddyfarnu a pwy sy’n ei dderbyn. Mae’r wybodaeth yma hefyd yn cael eu rhannu gyda’r Archwilydd Mewnol.

e.    Os yr ydych yn wirfoddolwr, aelod o sefydliad neu gymdeithas leol neu’n cymerid rhan yn ein hymgynghoriad ar y Cynllun Cymunedol

Pan mae unigolyn wedi cytuno bod yn wirfoddolwr neu yn gyswllt ar gyfer sefydliad neu gymdeithas leol neu'n  cymerid rhan yn ein hymgynghoriad ar y Cynllun Cymunedol byddwn yn defnyddio eu manylion at y pwrpas eu casglwyd yn unig.  Rydym fel arfer yn disgwyl i unigolion gwblhau ffurflen ganiatâd at y diben yma a’u manylion cyswllt sy’n cadarnhau sut mae eu gwybodaeth am gael eu defnyddio.  Bydd y wybodaeth yma yn cael eu cadw ar ffeil ac ni fydd yn cael eu rhannu gyda thrydydd parti.

f.    Os yr ydych yn gwneud cais am waith neu yn gyflogedig ar hyn o bryd neu yn y gorffennol

Pan fydd unigolion yn gwneud cais i weithio yn y Cyngor, byddwn yn defnyddio’r wybodaeth sy’n cael eu cyflwyno er mwyn prosesi eu cais ac i fonitro ystadegau recriwtio.  Pan fyddwn angen datgelu i drydydd parti, er enghraifft ar gyfer geirda ni fyddwn yn gwneud hyn heb roi gwybod o flaen llaw os nad oes rhaid datgelu yn gyfreithiol. Bydd gwybodaeth bersonol am unigolion aflwyddiannus yn cael eu cadw am 12 mis ar ôl y broses recriwtio gael ei gwblhau, ac wedyn bydd yn cael eu dinistrio neu ddileu.  Unwaith mae unigolyn yn gyflogedig gan y Cyngor, bydd ffeil am y gyflogaeth yn cael ei greu a’i chadw am y gyflogaeth.  Bydd y manylion yma’n cael ei gadw mewn lle diogel ac yn cael ei ddefnyddio at bwrpasau sy’n ymwneud â’i chyflogaeth/gyflogaeth.  Unwaith bydd y gyflogaeth yn dod i ben bydd y ffeil yn cael ei gadw yn unol â’n polisi cadw gwybodaeth ac wedyn yn cael ei ddileu.

g.    Gwybodaeth am Gynghorwyr

Cedwir manylion personol am Gynghorwyr sydd wedi ei hethol ar ffeil.  Mae’r wybodaeth a gasglwyd yn cynnwys derbyn swydd a hefyd cofrestr diddordeb, sydd yn statudol ofynnol ac yn wybodaeth gyhoeddus.  Mae manylion taliadau/costau i Gynghorwyr hefyd yn cael eu cyhoeddi ar raglenni’r Cyngor a chofnodion, yn cael eu rhannu gyda’r Archwilydd Mewnol, yn cael ei gyhoeddi ar ein safle we a hefyd yn cael ei gyflwyno’n flynyddol i Banel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol.

h.    Os yr ydych yn cyflenwi gwasanaeth ar ein rhan

Cedwir manylion am unigolion/busnesau/contractwyr sy’n cyflenwi gwasanaeth ar ran y Cyngor (ee tendrau, anfonebau, amcan brisiau am wasanaethau) - at ddibenion awdit a thaliadau yn unol â ‘n polisi cadw gwybodaeth ac wedyn bydd yn cael eu dileu unwaith nad oes angen y wybodaeth.  Bydd taliadau am wasanaethau yn cael eu cyhoeddi ar raglenni a chofnodion y Cyngor sydd yn gyhoeddus ar ein safle we.

2.  Diogelwch Gwybodaeth

Mae gan Gyngor Tref Criccieth ddyletswydd i sicrhau diogelwch eich data personol.  Rydym yn sicrhau bod eich manylion yn cael ei amddiffyn o unrhyw fynediad anawdurdodedig, nad yw’n cael ei golli, ei newid, ei ffugio, ddinistrio neu yn cael eu rhyddhau heb awdurdod.  Sicrheir hyn drwy fesurau technegol a pholisïau priodol. Bydd y Cyngor ond yn trosglwyddo gwybodaeth tu allan i’r Undeb Ewropeaidd pan fydd cadarnhad diogelwch priodol wedi ei wneud drwy gontract.

Byddwn yn cadw eich data at y dibenion eu casglwyd a dim ond cyn hired ag sydd angen.  Ar ôl hyn mi gaiff ei ddileu.  Medrwch ofyn i’r Cyngor Tref ddileu eich data ar unrhyw adeg (gweler 6. isod)

3.    Plant

Ni fyddwn yn prosesu unrhyw ddata am blant (o dan 13) heb hawl uniongyrchol gan riant/ gwarchodwr y plentyn o dan sylw.

4.    Mynediad i’ch Gwybodaeth

Mae gennych hawl i ofyn am fynediad i’r wybodaeth sydd gennym arnoch. Medrwch wneud hyn drwy gysylltu gyda’r Clerc (gweler cyfeiriad, e-bost a rhif ffôn isod). Os yr ydym yn cadw gwybodaeth amdanoch, byddwn yn:

  • Rhoi disgrifiad i chi amdano;
  • Yn dweud wrthych pam ein bod yn eu cadw;
  • Dweud pwy sydd wedi ei weld neu pwy all ei weld;
  • Rhoi copi o’r wybodaeth i chi mewn ffurf ddealladwy.

5.    Cywiro Gwybodaeth

Os credwch fod y wybodaeth sydd gennym yn anghywir, medrwch gysylltu gyda ni er mwyn i ni eu diweddaru a chadw data cywir. Medrwch wneud hyn drwy gysylltu gyda’r Clerc (gweler cyfeiriad, e-bost a rhif ffôn isod)

6.    Dileu Gwybodaeth

Os byddwch am i Gyngor Tref Criccieth ddileu gwybodaeth amdanoch, cysylltwch gyda Chlerc y Cyngor Tref os gwelwch yn dda (gweler manylion isod). Pan fyddwch yn defnyddio’ch hawl i ofyn am ddileu eich data personol, byddwn yn parhau i gadw gwybodaeth greiddiol o’ch data personol er mwyn sicrhau na fyddwn yn cysylltu gyda chi yn y dyfodol.  Efallai y bydd angen i ni gadw rhai recordiau ariannol amdanoch at ddibenion statudol (ee er mwyn osgoi twyll a materion cyfrifo). Mae'r ‘hawl i gael eich anghofio’ yn hawl cyfaddasol ac mi fydd prawf diddordeb cyhoeddus yn cael ei ddefnyddio pan fydd cais i ddileu data personol yn cael ei wneud.

7.    Hawl i Wrthwynebu

Os y credwch nad yw eich data yn cael eu brosesu i’r pwrpas eu casglwyd, medrwch wrthwynebu.  Cysylltwch gyda’r Clerc  (gweler cyfeiriad, e-bost a rhif ffôn isod).

8.    Casgliad

Yn unol â’r gyfraith rydym yn casglu’r wybodaeth amdanoch sydd angen er mwyn gohebiaeth, gwybodaeth, cynnig gwasanaeth a dibenion cyflogaeth.  Bydd yr holl wybodaeth bersonol sy’n cael eu casglu ( neu eu cyflwyno_ yn cael ei drin yn unol â chyfreithiau diogelu data cyfredol y DU.  Nid ydym yn defnyddio'r data at ddibenion eraill nad sy’n cael eu gosod allan yma (gweler 1 uchod).  Rydym yn sicrhau bod eich data yn ddiogel.  Rydym yn dileu unrhyw wybodaeth nad sydd angen arnon ni mwyach.  Ni fyddwn y datgelu gwybodaeth heb eich caniatâd a heb fod angen i ni wneud yn gyfreithiol. Nid ydym yn gwerthu manylion personol i sefydliadau eraill.

9.    Cwynion

Os oes gennych gŵyn am y ffordd mae eich data personol yn cael ei brosesu, medrwch gyflwyno  cwyn i Glerc y Cyngor Tref. Os byddwch yn anfodlon gyda sut mae eich cais neu gŵyn wedi cael ei ddelio gyda, medrwch apelio i’r Comisiynydd Gwybodaeth.  Nid oes ffi am gyflwyno  apêl.  Manylion cyswllt: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth- Cymru. 2ail Lawr, Churchill House, Churchill Way, Caerdydd, CF10 2HH ; e-bost:  wales@ico.org.uk ;  Ffôn 02920678400, Fax 02920678399.

10.    Sut i gysylltu gyda ni:

Os yr ydych am gysylltu gyda ni:

Dr Catrin Jones
Clerc, Cyngor Tref Criccieth
Cae Gwenllian
Pentrefelin
Criccieth
Gwynedd
LL52 0RB

E-bost: clerccriccieth@gmail.com

Rhif ffôn: 01766 523294